Comment choisir une solution de signature électronique ?

En raison de ses nombreux avantages, la signature électronique devient de plus en plus indispensable dans les entreprises. Pour vous assurer de choisir le logiciel de e-signature qui convient à vos activités, il est important d’en connaître les garanties et les certifications.

À quoi sert la signature électronique ?

Le but visé par cet outil électronique est de permettre d’officialiser l’engagement du signataire, tout en garantissant l’intégrité et l’authenticité du document (dans le respect des normes de la réglementation européenne eIDAS). Le document ainsi signé possède la même valeur juridique que s’il comportait une signature manuscrite. La plus courante est la signature électronique sur Word.

L’intérêt de la signature électronique sur documents Word

Tout d’abord parce que le mode de signature électronique Word est le plus rapide et la plus facile d’utilisation. Une fois signés, vos documents Word peuvent être sauvegardés en .PDF et stockés sur le Cloud, en toute sécurité. Ainsi, il n’est plus nécessaire de les imprimer puis de les classer. Vous pouvez utiliser cette option pour différents types de fichiers : contrats, devis, factures, baux, ententes, conventions, bons de commande et autres.

Critères à définir pour choisir votre solution de signature électronique

Le choix de votre logiciel doit être influencé par les 4 éléments suivants :

1.Vos objectifs (projets)

2.La nature des documents que vous comptez signer virtuellement

3.Leur valeur légale

4.Le degré de sécurisation que vous souhaitez obtenir.

Les trois niveaux de certification

Une fois que vous aurez défini vos attentes et vos besoins, vous devrez choisir un fournisseur de signature électronique de confiance, idéalement reconnu par la Commission européenne. Il vous proposera de sélectionner un niveau de certification. Il faut savoir qu’il existe en Europe, depuis 2016, trois niveaux de garantie et de fiabilité : certification simple, avancée, qualifiée. Pour des documents standards, la certification “simple” est suffisante ; mais si vous devez prouver, au niveau juridique, la valeur de votre document, vous aurez intérêt à opter pour la certification “avancée” ou la certification “qualifiée”.

Les nombreux avantages à utiliser ce mode de signature

La signature électronique Word vous permet de sauver temps et argent de la manière suivante :

Réduction des échanges par courrier et du nombre de documents imprimés.

Vous contribuez ainsi à préserver l’environnement.

Moins de frais d’envoi, d’achat de matériel et d’archivage.

Vous n’avez pas à subir les délais postaux.

Votre e-signature ne risque pas d’être imitée ou falsifiée.

Réduction des délais de conclusion des contrats et des ententes.

Le document devient ainsi irrévocable grâce à la garantie de non-répudiation.

Possibilité d’utiliser l’option horodatage pour renforcer l’authenticité du document.

Un document signé électroniquement peut être envoyé, en même temps, à plusieurs collaborateurs, partenaires ou clients.

Un document peut être signé à partir de n’importe quel endroit, si vous disposez d’une connexion web efficace.

Les prestataires professionnels offrent aux internautes la possibilité de faire l’essai gratuit d’un logiciel de signature pendant un période déterminée. Sans engagement de leur part.